Polskie firmy niedbale archiwizują pocztę elektroniczną

Oceniając zakres zastosowania poczty elektronicznej, badanistwierdzili, że jest ona powszechnie używana przez pracowników nawszystkich szczeblach i to w dużych ilościach do komunikacjizarówno wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz, będąc najczęstszymnarzędziem kontaktu z klientami (negocjacje, umowy, faktury).Ponadto respondenci zadeklarowali, że za pomocą maili przekazująkonkretne (np. dokumenty), jak i mniej formalne informacje,wypełniają ankiety, wysyłają i odbierają faksy oraz organizująsobie pracę.

Badani podkreślali, że systematyczne archiwizowanie pocztyprzynosi duże korzyści: chroni przed utratą wartościowych dla firmylub pracownika danych, daje dowód na dokonane zlecenia i łatwiejszydostęp do ważnych danych. Mimo uświadomienia sobie potrzebyarchiwizacji firmy podchodzą do tego problemu w sposób bardzozróżnicowany. Do najczęstszych metod przechowywania pocztyelektronicznej badani zaliczyli zgrywanie danych na płyty CD przezpracowników, automatyczną archiwizację wybranych katalogów lub kontpocztowych wybranych osób (najczęściej zarządu oraz działufinansowego), centralną archiwizację dla całej firmy orazzaawansowany sposób archiwizacji w systemie CRM.

Ankietowani różnie oceniali skuteczność zastosowanych metodarchiwizacji. Zgrywanie danych przez pracowników we własnymzakresie prowadzi według nich do przepełnienia skrzynek i groziutratą danych. Serwery wewnętrzne też mają wady wytknięte przezrespondentów: wysokie koszty utrzymania, duże obciążenie systemu ispowolnienie jego pracy oraz konieczność ciągłej kontroli izabezpieczenia przed próbami włamań. . Z kolei korzystanie zserwera zewnętrznego (na zasadzie outsourcingu), choć usprawniadziałanie, niesie z sobą brak poczucia bezpieczeństwa i zagrożenieutraty ważnych danych pozostających poza firmą.

Zdaniem badanych najważniejsze w archiwizacji pocztyelektronicznej jest niezawodność, bezpieczeństwo, systematycznośćoraz szybkość procesu archiwizacji i odzyskiwania danych. Wysokozostała oceniona możliwość dostępu do poczty oraz archiwum drogąon-line z każdego miejsca na świecie. Respondenci oczekiwalibyrównież od rozwiązań zabezpieczających komunikację e-mailwygodniejszego interfejsu w języku polskim, prostoty obsługi,większej ilości przydatnych opcji (jak np. informacji o dokonywanejarchiwizacji) i możliwości konfiguracji (decydowania o metodziekompresji, czasu archiwizacji, wielkości archiwum). Dla badanychistotne znaczenie miała także kompatybilność z różnymi plikami isystemami, niewielkie obciążenie systemu, dostępność aktualizacji,zabezpieczenie przed wirusami oraz wsparcie techniczne.

Pentor Research International przeprowadził sondaż na tematarchiwizacji poczty elektronicznej w lutym 2008 roku wśródkierowników i informatyków z dużych i średnich firm o obrotachpowyżej 50 mln z województwa mazowieckiego, wielkopolskiego orazśląskiego. Wywiady przeprowadzono w następujący sposób: 3 rozmowy wkażdym z województw w średnich firmach (od 51 do 250 pracowników)oraz 2 wywiady w dużych firmach (powyżej 1000 pracowników). Jakotechnikę badawczą zastosowano IDI (Indywidualne Wywiady Pogłębione)uzupełnione przez Brand Sight® - zestaw pomocy wizualnych służącychdo poznania złożonych reakcji, uczuć oraz wrażeń trudnych dowyrażenia w słowach.