Polskie przewodnictwo w Radzie UE: Same plusy (wywiad)

EasyLog, IT.Expert i Cam Media tworzą konsorcjum firm, które zostały wybrane do przygotowania, koordynacji oraz obsługi spotkań i konferencji w trakcie przewodnictwa RP w Radzie Unii Europejskiej w drodze przetargu organizowanego przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Cam Media powierzyło część prac dwóm agencjom działającym na rynku związanym z organizacją eventów, a mianowicie firmom Boom oraz magnifiCo.

Inauguracja projektu nastąpiła 5 lipca w Sopocie, gdzie przez cały miesiąc odbywała się seria konferencji w ramach polskiej Prezydencji. Na mapie spotkań w kolejnych miesiącach znajdą się także: Wrocław, Kraków, Poznań i Warszawa. Przedstawiciele wszystkich firm są pełni zapału i widzą same plusy wynikające z prowadzonego projektu.

Z reprezentantami firm odpowiedzialnych za koordynację i obsługę spotkań oraz konferencji w trakcie Przewodnictwa Polski w Radzie Unii Europejskiej rozmawiamy o planowanych działaniach na najbliższe miesiące oraz o tym, co Polska może zyskać na przewodnictwie w Radzie UE.

Krzysztof Lisowski: EasyLog, IT.Expert i Cam Media tworzą konsorcjum firm, które zostały wybrane do przygotowania, koordynacji oraz obsługi spotkań i konferencji w trakcie przewodnictwa RP w Radzie Unii Europejskiej. Czy prowadzenie projektu przez trzy firmy wspierane dodatkowo przez magnifiCo oraz Boom – czyli łącznie pięciu firm – nie zagrozi swoistym rozdrobnieniem tych działań oraz powstaniem niezdrowej konkurencji?

Adam Michalewicz, wiceprezes zarządu Cam Media: Prowadzenie tak dużego projektu wymaga wiedzy, doświadczenia i zasobów ludzkich, które zrealizują zadania z powodzeniem. Prezydencja jest przedsięwzięciem bardzo skomplikowanym logistycznie, dlatego połączenie najlepszych zasobów wszystkich pięciu firm i oddelegowanie zadań tak, by każdy realizował się w tym, w czym czuje się ekspertem, pozwala nam na spójność. Obawialiśmy się połączenia zespołów w jeden wielkim team. Braliśmy pod uwagę antagonizmy wynikające z różnic w zarządzaniu, różnic charakterów i innych aspektów. Ku zaskoczeniu nas wszystkich zespół oddelegowany do realizacji tego przedsięwzięcia radzi sobie dobrze i uzupełnia nawzajem. Nie bez znaczenia jest też świetne przygotowanie pracowników Ministerstwa Spraw Zagranicznych, z którymi pracujemy na co dzień. Wszyscy tworzymy grupę odpowiedzialnych, dorosłych ludzi, którzy mają jeden, wspólny cel – dobrze zrealizować to wyjątkowe zadanie. 

Karolina Maria Siudyła, prezes zarządu magnifiCo: Im bardziej skomplikowany logistycznie projekt, tym większa potrzeba delegowania poszczególnych obszarów specjalistom w danej dziedzinie. Pomimo tego, że pracujemy w dużym zespole nie mamy czasu ani ochoty na wewnętrzne tarcia i antagonizmy. Zadania zostały podzielone tak, by zespół każdej z firm mógł realizować zadania, na których zna się najlepiej. Pomimo tego, że Cam Media, Boom i magnifiCo to agencje, które działają na rynku eventów i na co dzień stanowią dla siebie konkurencję, w tym projekcie starają się wzajemnie wspierać i uzupełniać. Powodzenie Prezydencji zależy od naszego profesjonalnego podejścia i wykonywania zadań na najwyższym poziomie.

Projekt ma być realizowany do końca grudnia. Jakie są dokładnie przewidziane działania oraz jaki jest planowany krótkofalowy oraz długofalowy ich efekt?

Violetta Lubacz, właścicielka Boom: Krótkofalowe działania należy wg mnie prowadzić dwutorowo: szerzyć świadomość na temat idei Unii Europejskiej wewnątrz kraju oraz prowadzić skutecznie działania promocyjne w poszczególnych krajach członkowskich. Śledzę od pewnego czasu wyniki sondaży dotyczących stanu wiedzy Polaków na temat Przewodnictwa w Unii. Widać wyraźnie, jak z  biegiem czasu na początku bardzo niskie słupki urosły. Taki stan rzeczy zawdzięczamy m.in. wykorzystaniu takich kanałów informacyjnych, jak internet. Proszę zauważyć, że nawet rzecznik Polskiej Prezydencji Konrad Niklewicz posiada swój oficjalny kanał w serwisie twitter. Prezydencja jest obecna na portalach społecznościowych typu facebook i goldenline. Jest też oczywiście oficjalna strona Prezydencji. W Sopocie przy Hotelu Sheraton zorganizowane zostało nowoczesne centrum prasowe w namiocie na plaży. Telewizja Polska i Polskie Radio non-stop informują o tym, co akurat w danym dniu jest na europejskiej wokandzie. Jeśli zajrzymy do serwisu youtube.com, okaże się, że czekają tam na nas ciekawe wywiady i filmiki z udziałem ekspertów, którzy opowiadają o przygotowaniach do przejęcia przewodnictwa w UE. Długofalowy efekt promocyjny zapewnią między innymi wydarzenia artystyczne realizowane przez polskich twórców w Berlinie, Paryżu, Londynie, Moskwie, Pekinie i Tokio oraz jedno z najważniejszych wydarzeń polskiej Prezydencji w sferze kultury – Europejski Kongres Kultury we Wrocławiu. Proszę sobie wyobrazić – ponad 300 artystów i czołowych intelektualistów z całego świata w Hali Stulecia. To są przełomowe wydarzenia w historii kultury europejskiej!

Karolina Maria Siudyła: Pomimo tego, że nie mamy wglądu w strategię działań promujących polską Prezydencję wiemy, że takowa istnieje i jest z powodzeniem realizowana. Pamiętam sceptyczne podejście wielu ekspertów w różnych dziedzinach, które wraz z upływem czasu i działaniami wokół Prezydencji się zmienia. Krótkofalowy efekt moim zdaniem związany jest z bieżącym informowaniem środowiska zewnętrznego i wewnętrznego w kraju i zagranicą na temat tego, co w danym momencie ma miejsce. Chodzi o informacje na temat spotkań, konferencji i całej masy aktywności towarzyszących. Jesteśmy w  trakcie przygotowań do spotkań we Wrocławiu. Jak wspomniała koleżanka, zaplanowane atrakcje będą miały miejsce po raz pierwszy w historii i o tym właśnie warto i powinno się wiedzieć. Długofalowy efekt to pozytywna ocena polskiej Prezydencji w świecie długo po jej zakończeniu. Na tym zależy nam wszystkim.

Jako Państwo przewidują – jak polska Prezydencja powinna wpłynąć pod kątem PR na wizerunek naszego kraju na świecie?

Karolina Maria Siudyła: To projekt tak samo ważny albo wręcz ważniejszy dla naszego kraju niż Euro 2012. Znajdujemy się obecnie w centrum zainteresowania wszystkich krajów Unii. Obserwują nas w obu Amerykach, Azji, generalnie na świecie. Dlatego tak ważne jest nie tylko dobre przygotowanie tego, co widać w obrazku, ale również to, co się tutaj dzieje za zamkniętymi drzwiami. Im więcej dobrego wyniknie z tych spotkań, tym lepiej dla wizerunku Polski na świecie.

Od czego będzie zależeć to, aby wizerunek ten stał się pozytywny?

Violetta Lubacz: Myślę, że jako naród budzimy coraz większe zaufanie. Wpływa to bezpośrednio na wizerunek kraju. Jesteśmy nowocześni, otwarci i serdeczni. Równie chętnie jesteśmy gośćmi, jak i gościmy. Potrafimy uczyć się od innych. Jestem przekonana, że żaden z przewodniczących czy delegatów biorących udział w konferencjach nie wyjedzie z naszego kraju z pytaniem: W Polsce czyli właściwie gdzie? Trzymajmy dalej kurs wypracowany w trakcie przygotowań do Prezydencji, także po przekazaniu politycznej pałeczki Danii, a sukces będzie murowany!

Aneta Goch, kierownik projektów w EasyLog: Czuwamy nad sprawną realizacją całego projektu, gdyż przekonani jesteśmy, że jakość świadczonych przez wszystkie firmy usług ma niebywały wpływ na to, jak jesteśmy odbierani przez goszczących u nas reprezentantów krajów Unii Europejskiej. Wraz z całym sztabem specjalistów Ministerstwa Spraw Zagranicznych staramy się, by to, co jest przez nas przygotowane w ramach podjętej współpracy, odbijało się możliwie najlepszych echem w środowisku zewnętrznym. 

Wszyscy mówią o pozytywnym wydźwięku Przewodnictwa Polski w UE, a czy widzą Państwo oprócz szans jakieś zagrożenia?

Adam Michalewicz: Rzeczywiście, póki co Prezydencja ma dobrą opinię. Mam nadzieję, że tak będzie do samego końca. Prowadząc projekt w obranym tempie mamy szansę zakończyć go z powodzeniem. Największe wyzwania jednak dopiero przed nami. Czekają nas duże imprezy we Wrocławiu, Krakowie, czy Poznaniu. Na początku września musimy przygotować konferencje równolegle w Sopocie i we Wrocławiu, co wiąże się z koniecznością większej mobilizacji wszystkich zespołów, podwojenia wielu ekip, swego rodzaju projektowego rozdwojenia. Staramy się niwelować zagrożenia, szacujemy ryzyka właśnie na etapie planowania, by uniknąć jakichkolwiek wpadek w trakcie realizacji. Wierzę również w to, że nie będziemy napotykali barier związanych z realizacją projektu w trakcie tegorocznych wyborów parlamentarnych.

Aneta Goch: Stare przysłowie mówi, że sukces ma wielu ojców, a porażka jest sierotą. Robimy co w naszej mocy, by przewidywać wszystkie warianty, które niesie przyszłość. Zarządzanie grupą ludzi reprezentujących pięć różnych firm to nie lada wyzwanie. Każdy dzień może przynieść jakieś zagrożenie. Liczymy jednak na to, że finalnie rękę podawać sobie będą sami „ojcowie”.

O rozmówcach

Adam Michalewicz – wiceprezes zarządu spółki Cam Media. Odpowiada za działy Event Unlimited oraz Ambient Solutions. Sprawuje nadzór nad realizacją projektu pn. „Kompleksowa obsługa spotkań i konferencji w trakcie przewodnictwa RP w Radzie UE” na rzecz MSZ. W latach 1997-2007 pracownik naukowy SGH w Warszawie.

Aneta Goch – kierownik projektów w spółce EasyLog. Przy obsłudze polskiej Prezydencji jest odpowiedzialna za sprawowanie nadzoru nad realizacją projektu i koordynację pracy zespołów firm go realizujących. Wcześniej przez wiele lat pracowała w Generali Group Polska jako starszy specjalista ds. organizacji szkoleń.

Violetta Lubacz – właścicielka agencji marketingowej Boom (Bardzo Oryginalna Oferta Marketingowa). Na rynku od 20 lat. Wymyśla scenariusze eventów, konferencji, wieczorów integracyjnych, akcji promocyjnych i wernisaży oraz je realizuje dla klientów.

Karolina Maria Siudyła – z wykształcenia politolog i prawnik, z zamiłowania i zawodu specjalista ds. PR. Założycielka i prezes zarządu agencji magnifiCo, która istnieje na rynku od 2003 roku. W 2010 r. wprowadziła spółkę na rynek NewConnect i zajęła II miejsce w plebiscycie portalu bankier.pl „Kobieta Biznesu 2010”.